Sicherung & Archivierung von Mails

Das tägliche Backup Ihres Servers und Ihrer Daten sind obligatorisch. Aber wie steht es um die Mails?

Kämen die auf dem Server gelagerten Geschäftsdaten unter die Räder, wäre das eine Katastrophe. Da wo Mail das Hauptkommunikationsinstrument ist, gehören auch die Mails zu den wichtigen Geschäftsdaten und wollen gesichert werden. Zwar betreiben die meisten Hoster eine Sicherung, welche hoffentlich den Verlust der kompletten Postfächer ausschließt, das schützt aber nicht vor Verlust durch versehentliches Löschen oder durch Fehlfunktionen beim Verschieben von Mails aus einem Ordner in den anderen.

Auch E-Mails lassen sich mit überschaubaren Aufwand sichern!

Wir haben Lösungen, um einzelne oder die kompletten Mail-Postfächer eines Kunden in engmaschigen Abständen und ohne Unterbrechung des gewohnten Arbeitsablaufes zu sichern. Solche Lösungen setzen wir am Standort des Kunden um, nicht irgendwo "in der Wolke". Aus der Sicherung lässt sich eine einzelne Mail, ein Ordner im Postfach, ein ganzer E-Mail Account oder alle gespeicherten Mails wiederherstellen.

E-Mails lassen sich von einem Hoster zum anderen Übertragen

Eine solche Sicherung lässt sich auch dazu nutzen, um Ihre E-Mail Postfächer von einem Hoster zum anderen zu übertragen. Das bietet sich vor allem dann an, wenn Sie danach auch weiterhin die Sicherung von E-Mails nutzen wollen. Anderenfalls können wir für das Übertragen andere Techniken einsetzen.

E-Mails nicht nur für den eigenen Bedarf, sondern auch nach Anforderungen der Finanzbehörden sichern

Eine solche Sicherung kann, durch notwendige Elemente erweitert, in einer GoBD-konformen Archivierung von Mails münden. Viele Mitbewerber am Markt verkaufen diese Lösungen als Abo, bei dem nicht klar ist, ob Sie nach Kündigung des Abos noch über den gesetzlichen Aufbewahrungszeitraum auf das Mailarchiv zugreifen können. Auch sind bei vielen anderen Lösungen Eingriffe in Ihren Mailserver notwendig, die bei vielen Hostern gar nicht möglich sind. Zuletzt sichern andere Archiv-Lösungen immer alle über einen Mail-Account gesendeten und empfangenen Mails, was nach GoBD nicht erforderlich und vom Kunden häufig gar nicht gewünscht ist.

Unsere Lösung für die GoBD-konforme Mailarchivierung ist anders:
Sie läuft in Ihren Räumen. Sie kann ohne Probleme gesichert und wieder hergestellt werden. Sie erfasst nur die Mails, die Sie aufbewahren wollen. Es ist kein Eingriff in Ihren Mailserver notwendig. Wollen Sie die Archivierungslösung wechseln, steht Ihnen das bisherige Archiv über eine uneingeschränkte Zeit weiter zur Verfügung. Es gibt kein Abo-Modell, Ihr Mailarchiv wird eingerichtet und in Folge zahlen Sie nur unsere Tätigkeit, wenn Sie Änderungen wünschen.

 

Bestimmte Leistungen können wir nur dann erbringen, wenn bereits andere Leistungen bei uns in Anspruch genommen werden. Für den Bereich der Redundanzen setzen wir voraus:

Dokumentation, Planung und Betreuung von Servern -und/oder- Server im Rechenzentrum, Wartung & Pflege